À un clic des services adaptés
En dépit de tout ce que cela pouvait représenter comme travail et comme gestion du changement, le Centre d’intégration à la vie active (CIVA), un organisme dédié à l’inclusion des personnes en situation de handicap, a entrepris un virage numérique important.
Trois projets ont été implantés :
- une base de données pour la gestion interne et administrative
- un chatbot : petit robot conversationnel qui permet aux membres de discuter pour trouver un sport adapté à leurs limitations fonctionnelles
- une plateforme de prêt de matériel de plein air adapté
« On avait vraiment deux objectifs, nous explique Marine Gailhard, directrice générale du CIVA, d’abord de simplifier et d’optimiser notre gestion administrative pour être toujours plus efficace, puis d’optimiser l’expérience de nos membres. C’était un élément clé pour nous. Il faut que nos membres aient la meilleure expérience possible, le meilleur service possible. »
Afin de minimiser les défis, le CIVA a mis en place des cours d’informatique pour apprendre aux membres à naviguer sur les plateformes de façon autonome.
Le virage numérique a été très bien accueilli par les membres. Même si tous ne sont pas à l’aise avec le numérique, tous avaient envie d’apprendre à utiliser un ordinateur et à faire une réservation en ligne. Afin de minimiser les défis qui pouvaient être rencontrés, le CIVA a mis en place des cours d’informatique pour apprendre aux membres à naviguer sur les plateformes de façon autonome. Les compétences acquises pouvaient aussi bien se transposer dans la vie de tous les jours.
Gestion du changement réussie
L’équipe de travail a été amenée petit à petit à adhérer aux nouveaux processus. Elle est en apprentissage continu. Elle reçoit de la formation chaque fois qu’il y a des nouveautés et du soutien à certains moments clés dans l’année, comme au cours de la période d’inscription.
Au cours de la dernière année, 900 personnes ont été en interaction avec le petit robot conversationnel (chatbot) « Trouve ton sport » qui vient par ailleurs rejoindre les plus jeunes, moins enclins à prendre le téléphone et à appeler pour obtenir de l’information. Ils veulent l’information tout de suite, en ligne, rapidement, de façon autonome.
Plus de 1000 heures de réservation de matériel adapté ont été faites à ce jour sur la plateforme de prêt qui a été lancée au printemps 2022. Cette plateforme novatrice devient une référence pour d’autres organismes qui souhaitent implanter ce type de service au Québec, notamment la Ville de Rimouski avec laquelle le CIVA a partagé de la documentation et des photos.
Plus largement, le virage numérique permet au CIVA d’accroître son efficacité dans sa relation avec les membres, les familles et les intervenants. Il permet également à l’organisme de faire une meilleure lecture de ses actions auprès des personnes en situation de handicap et de son impact dans la communauté.
Le Centre d’intégration à la vie active (CIVA) a reçu le Solidaires Virage numérique 2023.
Ce prix valorise un projet de transformation numérique qui a permis de mobiliser et de contribuer au développement ou au renforcement d’une culture numérique au sein d’un organisme ou d’une initiative collective et d’optimiser les services et les activités afin de mieux desservir les usagers.
